FNA - Politique de confidentialité

Farmers of North America (FNA) considère l'information concernant ses membres comme un secret industriel breveté. Nous avons des politiques très strictes conçues pour protéger ce genre d'information.

Nous ne partageons même pas les noms et adresses avec des tierces parties, sauf dans le cas de la prestation d’un service aux membres. Là où c'est dans l'intérêt du membre, et en conformité avec les souhaits du membre, nous pouvons fournir une telle information si c'est nécessaire pour servir le client. Par exemple, lorsque FNA prend un contrat au nom d'un membre pour qu'il reçoive un produit ou un service, il est nécessaire de fournir de l'information personnelle afin de s'assurer de l'achat et de la livraison du produit.

Nous n'honorerons pas des « ententes de confidentialité » qui exigent que nous cachions à nos membres comment leur nom et adresse ont été utilisés. Si vous nous demandez si nous avons utilisé votre nom en conjonction avec une entreprise ou une organisation, nous dirons la vérité.

Par leur nature, certaines promotions requièrent que nous partagions votre information. Par exemple, si nous avons une promotion commanditée, nous devons partager votre information avec les commanditaires afin que vous puissiez en recevoir les avantages. Si un tel partage exige davantage que le nom, l'adresse et le numéro de téléphone, nous le dirons ouvertement dans les règlements de la promotion.

Quelle information recueillons-nous?

Nous recueillons quatre types d'information personnelle.

1. L'information pour la conduite normale des affaires. Pour rendre le service, nous devons avoir le nom des membres, leurs adresses et numéros de téléphone. Pour ceux qui ont besoin de crédit, nous devons avoir de l'information sur le crédit, y compris les numéros de cartes de crédit de ceux qui les utilisent pour acheter des produits et des services. Nous devons savoir quel type d'agriculture pratique notre membre ou son type d'entreprise pour lui offrir des services ciblés sur ses besoins. Pour éviter la duplication des comptes, nous utilisons les numéros de téléphone du membre.

2. L'information qui facilite la conduite normale des affaires. Dans le cadre de notre relation avec lui, nous demandons un grand nombre de questions aux membres. Ces questions incluent : les sortes de cultures produites ou le genre de cheptel élevé, les intrants utilisés et leurs coûts d’achat, comment ils mettent leur production en marché, et quelles options marketing ils aimeraient voir être mises en place. Certaines de ces informations sont essentielles pour concevoir des programmes et des services. Par exemple, nous devons savoir combien de fertilisants les membres utiliseront si nous mettons en place un programme de fertilisants pour eux.

Cette information est traitée avec la plus haute confidentialité et personne n'y a accès à moins que ce soit directement relié à son travail avec FNA. Donc, l'accès est restreint même à l'intérieur de FNA comme telle.

NOUS NE PARTAGEONS JAMAIS, AVEC QUI QUE CE SOIT, DE L'INFORMATION FINANCIÈRE PERSONNELLE, DE PRODUCTION OU DE MARKETING, POINT À LA LIGNE.

3. « Information dérivée ». Dans le cadre de nos activités, nous obtenons de l'inforamtion personnelle. À titre d'exemple, lorsque qu'un fournisseur de premier rang nous fournit une liste de ses clients afin que nous puissions poster une offre spéciale ou pour la « comparer et rejeter » à notre liste de membres afin par exemple d’effectuer un envoi postal ensemble. Notre but est de livrer quelque chose de la part d'un membre ou d'un fournisseur de premier rang. Comme produit dérivé de cette action, nous obtenons des noms et des adresses. L'information dérivée N'EST PAS mise à jour ou conservée. L'information personnelle reçue de tierces parties est détruite dès qu'a été remplie la fonction pour laquelle nous l'avons recueillie.

4. Information requise pour faire fonctionner l'Internet. C'est l'information que nous pouvons obtenir dans le but de faire fonctionner notre site web sur l'Internet. Nous pouvons utiliser des témoins pour garder vos préférences ou pour vous faciliter l'accès. Par exemple, si nous concevons une page web à l'usage exclusif des membres, nous devons mettre en place une protection avec mot de passe. Pour vous faciliter l'ouverture d'une session, notre site pourrait garder votre nom et un mot de passe dans un témoin sur votre ordinateur. De la même façon, nous pouvons garder de l'information concernant les pages que vous visitez ou les services auxquels vous accédez. Nous pouvons faire cela tant pour améliorer votre accès aux sujets qui revêtent de l'importance pour vous que pour nous aider à comprendre les aspects plus ou moins importants pour nos membres. Nous pouvons nous servir de l'information au sujet de votre utilisation de notre site pour personnaliser ce que nous vous livrons, et comment nous le faisons.

Pour les membres, nous pouvons noter l'information recueillie de notre site web directement dans votre dossier client. Nous considérons cette information tout aussi confidentielle que celle relative à vos finances personnelles et nous la protégeons à l'extrême.

Nous ne donnons aucune information à qui que ce soit de votre utilisation de notre site web. Nous ne participons à aucun partage du web ou partenariat de partage de témoins.

Nous pouvons exiger une inscription ou des adresses courriels légitimes aux non membres comme condition de participation ou d'accès à certaines caractéristiques de notre site Internet. Nous nous engageons à ne jamais partager les adresses courriels obtenues de cette façon.

Quelle utilisation faisons-nous de l'information recueillie?

1. La principale utilisation de l'information que nous recueillons sert aux fins très pratiques de faire des affaires. Par exemple, pour livrer à nos membres les services pour lesquels ils payent, il est très important que nous ayons les adresses courantes, complètes et précises, de même que les numéros de téléphone. De plus, il est important pour nous de connaître les types d'activités agricoles de nos membres afin de nous assurer de pleinement satisfaire leurs besoins.

2. Nous pouvons utiliser l'information recueillie pour vous contacter. Nous contactons souvent les membres et les fournisseurs pour différentes raisons, y compris pour faire des sondages, pour tester la qualité de notre service et pour encourager les membres à renouveler leurs comptes.

3. Nous utilisons aussi l'information recueillie lors de nos principales activités de planification. Par exemple, lorsque nous avons appris qu'une partie de nos membres élevaient du bétail, nous nous sommes empressés d'obtenir de bonnes affaires pour eux sur les intrants spécifiques à la composante élevage de leur entreprise.

4. Nous pouvons engager une tierce partie pour contacter les membres ou les fournisseurs aux fins décrites plus haut. Nous avons un programme d'étude de marché qui demande qu'on fasse des sondages auprès des producteurs, y compris les non membres. Occasionnellement, c'est important pour nous d'utiliser une source externe pour nous assurer que l'information que nous recevons n'est pas biaisée par nos perceptions. Cela permet aussi aux membres d'avoir confiance en la confidentialité de leurs réponses. Lorsque nous utilisons des firmes de recherche externes, l'identité des membres n'est pas associée à leurs réponses. Donc, les répondants peuvent être tout à fait francs.

Puisque ces firmes travaillent pour nous, nous ne considérons pas cela comme du partage d'information. Nos mandataires, y compris nos intermédiaires sous contrat sont tenus de nous remettre tous les formulaires en format papier concernant les membres. Ils doivent détruire tous les dossiers électroniques dès que le but pour eux de posséder cette information a été atteint.

5. Nous pouvons aussi transférer de l'information personnelle à un serveur hors Canada que nous utilisons pour héberger notre site web. Au moment de fournir votre information, vous consentez à ce que votre information soit transférée hors Canada.

Information relative à l'employé

L'information personnelle des employés de FNA est strictement confidentielle.

Au sujet des employés, nous ne recueillons que l'information requise aux fins d'emplois. De l'information au sujet des activités reliées à l'aspect social peut être recueillie par le comité social des employés, y compris les dates d'anniversaires. Dû au contexte du milieu de travail, de telles activités sont assujetties à cette politique de protection de la vie privée. Ainsi, l'information recueillie ne peut être utilisée que pour le but indiqué et accepté par les employés touchés.

L'information concernant l'employé n'est pas partagée avec des tiers sauf, dans le cours normal des affaires, comme prévu par la loi afin de faire des vérifications sur le passé de la personne. L'information sur un employé peut être jugée confidentielle envers l'employé si elle inclut ou sert à divulguer de l'information au sujet d'une tierce partie, de nature privée, commerciale ou confidentielle par nature. Sauf comme requis par la loi applicable, rien dans cette politique ne vise à prévenir de retenir toute information à l'abri des employés, excepté là où le faire est jugé être dans l'intérêt de l'organisation.

Comment protégeons-nous votre information?

D'abord, FNA a utilisé et utilisera toute la force de la loi pour poursuivre toute personne non autorisée qui accède à nos données.

Deuxièmement, l'accès à toute information personnelle est restreint aux employés qui ont besoin d'y accéder directement.

Troisièmement, FNA a consacré des ressources importantes pour sécuriser ses bases de données à l'aide d'équipements et de logiciels de sécurité.

Quatrièmement, les données sont gardées dans un endroit sécurisé avec accès limité aux seuls détenteurs de cartes électroniques.

Cinquièmement, FNA ne retient pas l'information pour laquelle elle n'a plus d'utilisation légitime.

Sixièmement, FNA utilise une déchiqueteuse de calibre commercial pour éliminer les documents inutiles qui peuvent contenir de l'information personnelle, y compris les formulaires d'application et même les enveloppes qui indiquent une adresse de retour.

Veuillez noter qu'il n'existe aucune garantie que les systèmes ne seront pas déjoués. Les pirates informatiques ou les criminels représentent une menace pour toutes les bases de données. Toutefois, FNA emploie tous les moyens à sa disposition pour protéger votre information qui après tout est notre avoir le plus précieux.

Y a-t-il des exceptions?

Nous n'avons pas d'exception aux politiques énoncées plus haut, sauf lorsque la loi l'oblige. Toutefois, il y a des circonstances qui ne tombent pas sous cette politique, des circonstances que vous devez connaître. Par exemple, bien que nous nous engagions à ne pas partager les numéros de téléphone, nous ne pouvons prévenir l'utilisation des annuaires téléphoniques. Nous avons nous-mêmes utilisé les répertoires publics de numéros de téléphone pour compiler des listes dans le but de faire des ventes aux membres. Pour autant que cette pratique demeure acceptable, nous devons l'utiliser dans notre industrie concurrentielle. C'est important de bien comprendre que notre politique de confidentialité s'applique seulement à l'information personnelle que nous recueillons directement et indirectement de nos propres membres. Si nous utilisons des sources d'une tierce partie, nous nous fions sur ces sources pour avoir la permission d'utiliser la liste. Toutefois, veuillez noter que sur demande, nous divulguerons toujours de telles sources à toute personne contactée par leur intermédiaire.

Sans tenir compte de cette politique, FNA se réserve le droit de retenir toute information de toute personne lorsque c'est dans l'intérêt de l'organisation et que cela ne contrevient pas à la loi applicable. En d'autres mots, des circonstances pourraient survenir où nous croyons devoir tenir certaine information secrète et, si cela arrive, et que la loi nous le permet, nous la garderons secrète. Une telle situation n'est jamais survenue et peut ne jamais se présenter. Nous incluons cette affirmation seulement pour nous assurer que vous comprenez que l'absolu n'existe pas et qu'on devrait prendre soin de comprendre la couverture de toutes les politiques de confidentialité, la nôtre incluse.

Normes

La politique de confidentialité de FNA dépasse les normes établies par le gouvernement et l'industrie. Si vous détectez une faille dans cette politique ou la façon de l'appliquer, veuillez nous contacter immédiatement.

FNA s'engage à réagir promptement à toute plainte ou inquiétude concernant les questions de confidentialité. Vous pouvez aussi demander de réviser ou de corriger l'information personnelle que FNA a dans ses dossiers. Les lois fédérales exigent que de telles demandes soient effectuées par écrit et suffisamment détaillées pour s'assurer qu'elles viennent bien de vous. Cela évite que des étrangers fassent des demandes en votre nom. Vous pouvez adresser votre demande au responsable de la politique de confidentialité à : FNA, 318 – 111 Research Drive, Saskatoon, S7N 3R2. Aux fins d'identification personnelles, vous devriez inclure votre numéro de compte FNA, votre nom complet, votre adresse et votre numéro de téléphone.